مفهوم الإدارة ووظائفها.

 تعريف الإدارة:

هي عملية تحقيق الأهداف المرسومة بالاستخدام الأمثل للموارد المتاحة، وفق منهج مُحدّد، وضمن بيئة معينة والإدارة فرع من العلوم الاجتماعية، وهي أيضًا عملية التخطيط والتنظيم والتنسيق والتوجيه والرقابة على الموارد المادية والبشرية للوصول إلى أفضل النتائج بأقصر الطرق وأقل التكاليف المادية .

ظائف الإدارة :
أولاً : التخطيط Planning : 
ويمثل إحدى وظائف الإدارة . وهو التقرير سلفاً بما يجب عمله في المستقبل لتحقيق أهداف المنشأة خلال فترة زمنية محددة . وهو عمل يسبق التنفيذ .
ونرى من التعريف أن التخطيط عمل يسبق التنفيذ وأن التنبؤ جزء أساسي في عملية التخطيط بشرط أن يكون هذا التنبؤ ناتج عن خبرة في الماضي ، والتخطيط ينتج عنه وضع أهداف عامة وتفصيلية يحتاج تحقيقها إلى وضع خطة يتم تحديد الوقت والإجراءات اللازمة للتنفيذ .
فوائد التخطيط : للتخطيط فوائد عديدة وهي :
1- يعتبر التخطيط نقطة الإنطلاق لتنفيذ باقي وضائف الإدارة.
2- التخطيط يساعد المنظمة على مواجهة المنافسة في السوق .
3- التخطيط الجيد يؤدي إلى التنسيق بين الإدارات والأقسام المختلفة ، كما يزيد التفاهم والتعاون بين الأفراد ويؤدي إلى الإستخدام الأمثل للموارد و تقليل تكلفة الإنتاج ورفع الجودة في المنتجات.
4- يحمي المنظمة من أي صدمات أو مفاجآت قد تواجهها المنظمة في المستقبل. 
عملية التخطيط : تتكون عملية التخطيط من مجموعة من المراحل :
1- وضع الأهداف 2- التنبؤ 3- تحديد المهام والواجبات
4- تحديد الإمكانيات المتاحة
معوقات التخطيط :
1- صعوبة الوصول إلى تنبؤات دقيقة حول المتغيرات البيئية في نشاط المنظمة .
2- صعوبة الحصول على المعلومات الكافية والموثوقة التي تستند عليها عملية التخطيط وتحديد الأهداف.
3- عملية التخطيط تنشد التغيير والتطوير والإبتكار وهذه الأحور تجد في معظم الأحيان مقاومة من بعض القيادات والأفراد.
4- عدم إلتزام بعض العاملين من القيادات الإدارية وغيرهم من الأفراد ذوي النفوذ بعملية التخطيط.
5- عملية التخطيط تحتاج إلى إمكانيات مالية كبيرة وتحتاج إلى جهد ووقت لإنجازها وقد لا يكون ذلك متوفراً بالمنظمة .

ثانياً : التنظيم Organization : 
" التنظيم يعتبر الإطار الذي يجمع ويرتب جهود الأفراد وينسقها من أجل تحقيق أهداف محددة "
ويمثل إحدى وظائف الإدارة . ويقصد به كل عمل يتم بموجبه تحديد أنشطةووظائف المنظمة كالوظيفة المالية والتسويقية وتحديد إداراتها ( كالإدارة المالية وإدارة التسويق ) ، وأقسامها ولجانها، وعلاقات هذه المكونات مع بعضها البعض من خلال تحديد السلطة والمسئولية، التفويض، والمركزية واللامركزية ، ونطاق الإشراف.. وغيرها في سبيل تحقيق الهدف .
عناصر التنظيم :
1- الأفراد العاملون في المنظمة 2- أعمال المنظمة
3- الموارد المتوفرة في المنظمة 4- الأنشطة والإجراءات وخطوط السلطة
5- توزيع الموظفين والعلاقة بينهم وخطوط الإتصال 6- تحديد الإختصاصات والسلطات والمسئوليات للموظفين
فوائد التنظيم :
1- تنسيق الجهود بين الوحدات الإدارية 2- تحديد التخصص
3- الإهتمام بالأنشطة البارزة وذات الأهمية 4- عدم الهدر والإسراف
5- التعاون بين الموظفين 6- الإستقرار الوظيفي

ثالثاً : التوجيه والإشراف Directing: 
هو إرشاد وتحفيز المرؤوسين أثناء تنفيذهم للأعمال بغية تحقيق أهداف المنظمة.
نحتاج إلى التوجيه حتى نضمن سلامة تطبيق الخطط المرسومة وحسن استخدام العلاقات التنظيمية.
والإشراف يقدم لنا ثلاث مواضيع : الإتصال ، القيادة والإشراف ، التحفيز الإنساني.
أولاً : الإتصال : وهو عملية يتم بموجبها نقل أو تمويل معلومات وأراء و .... من جهة إلى أخرى بغرض إحاطتهم بها والتأثير في سلوكهم وتفكيرهم وتوجيههم الوجهة الصحيحة المطلوبة بهدف ضمان إستمرارية العمل في المنظمة.
ثانياً القياد والإشراف: المهمة الأساسية للقائد هي بذل الجهد والعمل على التأثير في مرؤسيه وتوجيه نشاطهم في جو من التعاون نحو تحقيق الهدف الموضوع أصلاً في الخطة.
الحفز الإنساني : ويعرف على أنه قوة أو شعور داخلي يحرك وينشط سلوك الفرد لإشباع حاجات ورغبات معينة من أجل تخفيف حالات التوتر المصاحبة لنقص في إشباع تلك الحاجات والرغبات.

رابعاً : الرقابة Controlling : 
وتمثل إحدى الوظائف الإدارية وهي عبارة عن عملية تقييم النشاط الإداري الفعلي للتنظيم ومقارنته بالنشاط الإداري المخطط، ومن ثم تحديد الانحرافات بطريقة وصفية أو كمية بغية اتخاذ ما يلزم لمعالجة الانحرافات .
تعريف آخر "هي مجموعة من العمليات التي تقوم بها الإدارة لتقييم تنفيذ الخطة المطلوبة"
وعليه فالرقابة تقدم لنا الوظائف الأتية:
1. التأكد من أن وظائف الإدارة يجري تنفيذها حسب ماهو مخطط له.
2. تكشف عن الإنحرافات السلبية ومعالجتها والتعرف على الإنحرافات الإيجابية وتدعيمها.
3. تهدف إلى الإستخدام الأمثل للموارد المالية والبشرية والمادية ورفع الكفاية الإنتاجية.
4. تكشف لنا عن مستوى الأداء الفعلي للأفراد .